Automatic Chat Distribution and Segregation of Employees by Language Teams

Добрый день. Очень нужна функция распределения сотрудников по языковым командам. Чтобы работали правила назначения чатов. Например если клиент пишет на английском языке, чтобы чат автоматически назначался за одним из сотрудников, который находится онлайн и состоит в команде “Английский”. Если на турецком языке чтобы чат автоматически назначался за одним из сотрудников, который находится онлайн и состоит в команде “Турецкий”. Мы сейчас работает на очень примитивной платформе, но даже там есть эта функция. Суть в том что один сотрудник может входить в несколько команд. Например английский, турецкий, русский. Так же есть команда"GENERAL" куда входят все сотрудники. Это нужно на случай того если клиент обратиться на языке, для которого нет команды, тогда чат автоматически будет назначен за любым сотрудником из категории GENERAL, который будет в это время в сети. Сейчас реализовано так что каждый чат сотрудник должен брать сам. Это очень неправильно и неудобно. Бывают моменты когда у сотрудников поддержки очень много чатов и в таких случаях они скорее всего не будут брать новые чаты, в надежде, что это сделает другой сотрудник. Поэтому лучше всего реализовать автоматическое назначения чата к операторам

1 Like

Here is the translation:

Good day. We urgently need a function for assigning employees to language-specific teams so that chat assignment rules can be implemented. For example, if a customer writes in English, the chat should automatically be assigned to one of the employees who is online and part of the “English” team. Similarly, if the customer writes in Turkish, the chat should automatically be assigned to one of the employees who is online and part of the “Turkish” team. We are currently using a very basic platform, but even there, this function exists. The key is that one employee can belong to multiple teams, for example, English, Turkish, and Russian. There is also a “GENERAL” team that includes all employees. This is necessary in case a customer contacts us in a language for which there is no specific team; in such cases, the chat should automatically be assigned to any available employee from the “GENERAL” category who is online. Currently, it is set up so that each employee has to pick up the chat themselves. This is very inefficient and inconvenient. There are times when support staff have many chats, and in such cases, they are likely not to take on new chats, hoping that another employee will do so. Therefore, it would be best to implement automatic chat assignment to operators.

@Aren0509 Just a heads-up: we use English for communication in this global community. Thanks for understanding!

Thanks for the translation, @LEOHDZ. :pray:

@Aren0509 You can achieve this by adding a pre-chat form and setting up departments.

Learn more here:

Agents who are not members of the selected department won’t get a sound notification for the incoming chat, and the chat will be highlighted in orange.

Let me know if you have any questions?

1 Like

Tell me please, is it possible to make it so that chats are distributed automatically among agents? The system that you have now, where the agent himself chooses to accept the chat or not, is extremely ineffective. Because a situation may arise when several agents are on shift, that each of them will think that the chat will be taken by another colleague.

Hi @Aren0509, tawk.to is an agent-centric application, hence, we do not have the functionality to assign chats to agents automatically.

By using Departments, you can ensure that only the relevant agents are notified about the incoming messages. However, each agent has full visibility on the incoming and ongoing chats and can choose which chats they want to join and answer.